Behandling av personuppgifter vid visselblåsning

När du använder visselblåsartjänsten kan du vara anonym. Om du väljer att lämna personuppgifter om dig själv eller andra i visselblåsarsystemet kommer Vakin ta stor hänsyn till skyddet av den personliga integriteten.

Det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar information om dig själv och andra i visselblåsarsystemet. Nedan finns en sammanställning om den behandling av personuppgifter som görs inom ramen för visselblåsarsystemet

Personuppgiftsansvar

Vakin ansvarar för behandlingen av personuppgifter enligt lag och är vid alla tillfällen skyldig att följa lagstiftningen gällande hantering av personuppgifter.

Anonymitet

Som anmälare kan du välja om du vill lämna dina kontaktuppgifter eller om du vill vara anonym. Oavsett tas alla anmälningar på allvar. För våra externa handläggare kan det underlätta det fortsatta arbetet om vi kan kontakta dig för att få kompletterande uppgifter; därför kommer kontaktuppgifter efterfrågas. Det är dock alltid helt frivilligt att lämna dessa uppgifter.

Inga IP-adresser registreras och systemet använder inte cookies. Använder du en dator som är uppkopplad mot Vakin kan det emellertid framgå av internetloggen i datorn att du har besökt den sida där anmälan görs. Vill du inte att detta ska synas, använd en dator som inte är uppkopplad mot Vakins nätverk, eller en personlig smartphone eller surfplatta.

Syftet med registreringen

Personuppgifterna kommer endast att användas för att genomföra utredning av det som rapporterats till visselblåsarsystemet. Enligt Integritetsskyddsmyndighetens, IMY, rekommendation kan du endast rapportera in missförhållanden som avser eller berör personer i ledande befattningar såsom chefer (alla nivåer), ledningsgrupp, övriga nyckelpersoner och styrelse. Anmäls person som inte tillhör rätt kategori, eller oegentligheten inte är tillräckligt allvarlig, kommer ärendet att avslutas och alla personuppgifter raderas. Du kommer att få ett meddelande i visselblåsarsystemet om att denna bedömning är gjord samt information om vart du istället kan vända dig med ditt ärende.

Vem tar del av personuppgifterna?

Personuppgifter kommer endast att användas av Vakins visselblåsningskommittés utredande funktion samt av det externa företag som har fått i uppdrag att ta emot anmälan. Uppgifterna är bara tillgängliga för personer som arbetar med den aktuella anmälan. Utredningen kan komma att överlämnas till polis eller annan myndighet, exempelvis Ekobrottsmyndigheten.

Vilka personuppgifter registreras?

Inledningsvis registreras den information som du som anmälare lämnar. Vid en utredning kommer den information som behövs för att utreda ärendet att registreras, vilket primärt innefattar namn, befattning och misstanke om missförhållandet som ligger till grund för anmälan. Information kommer sedan att hämtas från de källor som anses nödvändiga för att utreda missförhållandet.

Hur länge finns personuppgifterna kvar?

Personuppgifterna raderas tre veckor efter ärendet avslutats.

Information till den som anmäls

En person som anmäls i visselblåsartjänsten kommer att få särskild information om det. Om det skulle kunna äventyra den fortsatta utredningen, kommer informationen inte att lämnas förrän det bedöms att det inte längre föreligger någon sådan fara. Under den tiden lämnas inte heller några registerutdrag.

Registerutdrag

Som anmälare har du rätt att få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig i visselblåsartjänsten. En sådan begäran om registerutdrag ska vara skriftlig och undertecknad. Skicka den till 2Secure, Dataskyddsombud, Box 34037, 10026 Stockholm. Om någon uppgift är felaktig, ofullständig eller missvisande, har du rätt att på begäran få den rättad. Ett registerutdrag till anmäld person kommer inte att innehålla information så att du som visselblåsare kan identifieras. Informationen kan därför komma att sammanfattas.